# PL Projekt-Jourfix – Protokollstandard

Diese Notiz beschreibt den Standardprozess für interne Projekt-Jourfix-Protokolle zwischen Teamleiter und Projektleiter im Hochbau / Holzbau-GU.

## Ziel

Audio- oder Teams-Transkripte aus internen Projekt-Jourfixen sollen nicht nur wortwörtlich transkribiert, sondern in ein baumanagementtaugliches, sachliches, entscheidungsorientiertes Protokoll überführt werden.

Der Fokus liegt nicht auf Gesprächsverlauf, sondern auf Verdichtung zu:

- Projektstand
- Risiken
- Terminlage
- Kostenlage
- offenen Fragen
- Entscheiden
- Pendenzen
- Unterstützungsbedarf Teamleiter

## Grundverständnis

Ein Projekt-Jourfix verläuft selten linear. Gespräche springen zwischen operativen Themen, Unternehmern, Planungsdetails, Nachträgen, Logistik, Schäden, Abnahmen und Sicherheitsfragen.

**Regel:** Nicht chronologisch protokollieren, sondern thematisch clustern. Wenn ein Thema mehrfach im Audio vorkommt, wird es zu einem konsolidierten Protokollpunkt zusammengeführt.

## Typische Themenfelder

### Projektstand / Baufortschritt

- laufende Arbeiten
- Baustellenfortschritt
- Stand einzelner Gewerke
- Rückmeldungen aus Produktion oder Ausführung
- kurzfristig erledigte operative Punkte

### Planung / Engineering / Schnittstellen

- Planstände
- technische Klärungen
- fehlende Schnitte
- Detailanschlüsse
- Planfreeze-Themen
- Fachplanerkoordination
- Unternehmer-Übernahme bestehender Planung

### Termine / Meilensteine / Ablauf

- Starttermine
- Lieferzeiten
- Materialbestellungen
- Bauablauf
- Terminverschiebungen
- verbindliche interne/externe Termine
- D+14-Ausblick

### Kosten / Controlling / Nachträge

- Kostenprognosen
- Intrexx / Kostenkontrolle
- Akontorechnungen
- Abweichungen zum Werkvertrag
- Baukostenindex
- Rekurse
- Nachträge
- Stundenansätze

### Vergaben / Unternehmer / Subunternehmer

- Ausschreibungen
- Vergabeverfahren
- Angebotsvergleiche
- Vergabegespräche
- Werkverträge
- Unternehmerleistung
- Zuverlässigkeit
- Erreichbarkeit
- strategische Unternehmerwahl

### Qualität / PQM / Abnahmen

- Bauqualität
- Qualitätsschwerpunkte je Gewerk
- Teilabnahmen
- Rohbauabnahmen
- Dokumentationspflichten
- Revisionsunterlagen
- Garantiefähigkeit

### Arbeitssicherheit / S&G

- Sicherheitskonzept
- Baustellendokumentation
- Sicherheitschecklisten
- Gerüstkontrolle
- protokollierte Prüfung bei Baustellenbesuchen

### Risiken / Schäden / Eskalationen

- Sachschäden
- Nachbarschaftsthemen
- Beweissicherung
- Kommunikationsführung
- Ausführungsrisiken
- Vertragsschnittstellen
- Eskalationsbedarf

### Organisation / Abwesenheiten / nächste Sitzung

- Abwesenheiten
- Ferien
- nächster Jourfix
- Pendenzen
- organisatorische Punkte

## Verarbeitungslogik für Audio

### Ebene A – Rohtranskription

Zuerst möglichst vollständig erkennen:

- Sprecher
- Aussagen
- Zahlen
- Termine
- Entscheide
- Aufgaben
- Namen
- Firmen
- Gewerke
- Materialien
- Planungsstände
- Fristen
- offene Fragen

### Ebene B – Themenbündelung

Verstreute Aussagen zum gleichen Thema in einem Kapitel zusammenführen.

### Ebene C – Führungsrelevanz

Jede fachlich relevante Aussage einordnen als:

- terminrelevant
- kostenrelevant
- qualitätsrelevant
- sicherheitsrelevant
- entscheidungsrelevant
- eskalationsrelevant
- Risiko / Chance
- Pendenz
- reine Information

### Ebene D – Protokollausgabe

Strukturiertes Protokoll mit Management Summary, Sachkapiteln, Entscheiden, offenen Fragen, Risiken, Pendenzen und nächster Sitzungsagenda.

## Zielstruktur

```markdown
# Projekt-Jourfix Protokoll – <Projekt>

## 1. Kopfdaten

| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Projekt | <Projekt> |
| Datum | <Datum oder Unklar> |
| Ort / Medium | <Ort/Teams/Audio oder Unklar> |
| Projektleiter/in | <Name oder Unklar> |
| Teamleiter/in | <Name oder Unklar> |
| Teilnehmer | <Namen oder Unklar> |
| Protokollbasis | Audio / Teams-Transkript / MP4 / Nutzerkontext |
| Erstellungsdatum | <Datum> |

## 2. Management Summary für Teamleiter

## 3. Ampelstatus

| Bereich | Status | Begründung / Handlungsbedarf |
|---|---|---|
| Gesamtstatus | Grün/Gelb/Rot/Unklar | ... |
| Termine | Grün/Gelb/Rot/Unklar | ... |
| Kosten | Grün/Gelb/Rot/Unklar | ... |
| Qualität / PQM | Grün/Gelb/Rot/Unklar | ... |
| Zusammenarbeit | Grün/Gelb/Rot/Unklar | ... |
| Entscheide / Eskalation | Grün/Gelb/Rot/Unklar | ... |

## 4. Rückblick Projektteam

## 5. Projektstand & Termine

## 6. Offene Punkte / Herausforderungen

## 7. Controlling / Finanzen

## 8. Vergaben / Subunternehmer

## 9. Qualität / Risiken / PQM

## 10. Inputs Teamleiter

## 11. Strategischer Ausblick / Weitschuss

## 12. Varia / Allgemein

## 13. Entscheide

## 14. Offene Fragen

## 15. Risiken und Chancen

## 16. Pendenzenliste

## 17. Punkte für nächste Sitzung

## 18. Lessons Learned / Best Practice

## 19. Unklare oder widersprüchliche Punkte

## 20. Kurzversion zum Weiterleiten
```

## Regeln

1. Keine Erfindungen: Namen, Fristen, Verantwortlichkeiten und Entscheide nur übernehmen, wenn klar gesagt oder aus Kontext belegt.
2. Smalltalk entfernen.
3. Nur echte Entscheide unter „Entscheide“.
4. Diskutiertes oder Vermutetes gehört unter offene Fragen, Risiken oder Pendenzen.
5. Pendenzen nur mit konkreter Handlung: klären, prüfen, nachführen, einholen, abstimmen, entscheiden, informieren.
6. Wenn Verantwortlich oder Termin nicht eindeutig genannt wurden: `Unklar` schreiben.
7. Keine künstlichen Pendenzen.
8. Schweizer Hochdeutsch, sachlich, knapp, professionell, OneNote-tauglich, keine Emojis, keine Spekulation.

## Typische Begriffe / Themen

- Fenster / Türen / Produktion / Lieferungen
- Bauablauf / Terminplan / Meilensteine / D+14-Ausblick
- Nachträge / Baukostenindex / Rekurs / Stundenansätze
- Ausschreibungen / Dachdecker / Vergabegespräche / Werkverträge
- Unternehmerleistung / Erreichbarkeit / Qualität / Zuverlässigkeit
- Dokumentation von Abdichtungen / Revisionsunterlagen / Garantiefähigkeit
- Fertigbäder / Sanitärplanung / Installationen / Planungsübernahme
- Montage- und Logistikkonzept / Gerüst / Wetterschutz / Kranlogik / Zwischenlager
- Nachbarschäden / Begehungen / Gutachter / Beweissicherung
- Sicherheitskonzept / Arbeitssicherheit / Baustellendokumentation
- Abwesenheiten / Ferien / nächste Sitzung / organisatorische Punkte

## Datei- und Ausgabehinweise

- Bei normalem Meeting: Protokoll + separates Transkript, bevorzugt `.docx` für Nutzer und Markdown intern.
- Bei „nur Transkribieren“: nur Transkript, keine Zusammenfassung, keine Pendenzen, keine Interpretation.
- Projektspezifische Kontextdateien vor Protokollerstellung berücksichtigen, z. B. `~/jarvis_memory/work/projects/<projekt>/project.md`.